Nếu bạn không lập kế hoạch, bạn đang lập kế hoạch cho thất bại!
– Benjamin Franklin

Bạn không thể lập kế hoạch để tránh thất bại. Tuy nhiên, hoàn toàn có thể tăng khả năng thành công lên gấp nhiều lần bằng cách lên kế hoạch hành động trước khi bắt tay vào dự án. Dù là lập kế hoạch cho một kỳ nghỉ Hawaii, tạo 1 website hay buổi thuyết trình, bạn đều cần xác định thông số, thành phần trước khi tìm ra cách cấu trúc kế hoạch hành động. Điều này giúp bạn tối đa hiệu suất sử dụng thời gian và tài nguyên cho dự án.

Các đầu bếp chuyên nghiệp chuẩn bị sẵn tất cả các nguyên liệu trước khi bắt đầu nấu nướng: rau đã được cắt, thịt đã ướp, gia vị cần thiết,.. trước khi bắt tay vào chế biến món ăn. Nhờ vậy, họ có thể tập trung vào điều quan trọng nhất là Nấu thức ăn. Tương tự trong Bullet Journal, Bộ sưu tập cũng giống món ăn, là tổng hợp của các thành phần và khâu chế biến. Để thiết kế một Bộ sưu tập có ý nghĩa, bạn nên xác định “nguyên liệu” cần thiết. Tùy thuộc vào từng dự án, các thành phần này có dạng: giai đoạn (buổi), khối lượng, khoảng cách… Bộ sưu tập được thiết kế để lưu trữ và sắp xếp các giá trị trên một cách rõ ràng.

Ví dụ với Bộ sưu tập “Kỳ nghỉ Hawaii”. Trong phần Brainstorming, hãy tự trả lời những câu hỏi:

  • Tôi muốn đi đâu?
  • Tôi muốn làm gì?
  • Khi nào tôi muốn đi?
  • Ngân sách của chuyến đi là bao nhiêu?

Sau đó, tạo các danh mục như: Điểm đến, Hoạt động, Thời gian và Ngân sách. Bạn có thể ghi các phương án mà mình đang cân nhắc tại mục này và chọn lựa ở giai đoạn sau của quá trình Lên kế hoạch.

Sau quá trình Brain Storm, bạn đã xác định được các thành phần của dự án – nguyên liệu cần thiết để tạo nên Bản kế hoạch hoàn chỉnh. Bước tiếp theo, hãy tạo các Bộ sưu tập con trong Bullet Journal để giải quyết từng vấn đề riêng lẻ. Hãy bắt đầu với “Điểm đến”.

Nghiên cứu

Bạn không thể biết trước tương lai, cũng như các dự án luôn đầy những ẩn số. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch trước giúp bạn bắt tay vào thực hiện một cách dễ dàng và suôn sẻ hơn. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn dự tính trước các rủi ro có thể xẩy đến và đề ra phương án khắc phục.

KỲ NGHỈ HAWAII

TUYÊN BỐ SỨ MỆNH

“Tôi muốn có một kỳ nghỉ, để có thể nhắc nhở bản thân – mình làm việc vì điều gì? bằng cách dành thời gian chất lượng bên những người mà tôi yêu quý, trong khi chúng tôi vui vẻ khám phá vùng nhiệt đới cùng nhau.”

ĐIỂM ĐẾN

– Tôi muốn đi đâu ở Hawaii?

HOẠT ĐỘNG

– Tôi muốn làm gì?
– Những người bạn đồng hành của tôi thích làm gì?

THỜI GIAN

– Số lượng ngày nghỉ
– Thời gian bay
– Thời gian di chuyển tại địa phương
– Thời lượng các hoạt động

NGÂN SÁCH

– Vé máy bay
– Thuê ô tô
– Nhà nghỉ
– Tiền xăng
– Đồ ăn
– Hoạt động

Giả sử bạn ăn chay. Nhờ việc nghiên cứu và lập kế kế hoạch, bạn có thể chuẩn bị trước thức ăn cho mình hoặc tra cứu các quán chay trong khu vực. Từ đó, khiến chuyến đi của bạn nhẹ nhàng và vui vẻ hơn.

Tuy nhiên, tránh sa đà vào việc nghiên cứu. Càng nghiên cứu kỹ, bạn càng có nhiều lựa chọn. Nó khiến bạn choáng ngợp. Hãy áp dụng Hộp thời gian vào việc nghiên cứu của mình. Hộp thời gian cung cấp điểm bắt đầu và kết thúc của 1 phiên nghiên cứu. Bạn có thể hẹn giờ cho việc tìm kiếm thông tin để tránh bị kéo vào những thứ gây phân tâm trên Internet. Sau khi xác định khoảng thời gian cho việc lên kế hoạch, chia nó thành số phiên cụ thể.

Ví dụ: khi lập kế hoạch cho chuyến đi Hawaii, một trong những Nhiệm vụ đầu tiên là nghiên cứu các hòn đảo để xác định xem bạn muốn đi du lịch đến đâu. Mỗi hòn đảo có một điểm thú vị riêng. Để tránh phân tâm, hãy chia thời gian “mỗi hòn đảo 2 phiên nghiên cứu, mỗi phiên kéo dài 30 phút” và điền nhiệm vụ lên lịch.

Đầu tiên, tạo Bộ sưu tập con “Điểm đến”. Ở trang đầu tiên, hãy liệt kê tất cả các hòn đảo mà bạn đang cân nhắc. Các trang tiếp theo, mỗi trang tập trung vào một hòn đảo cụ thể, liệt kê các hoạt động, trải nghiệm của chuyến đi trên hòn đảo đó. “Nó có phải là địa điểm leo núi tuyệt vời? Có thể lướt sóng không? Phù hợp để đi lặn cả gia đình không?”

Hãy đừng nghĩ đến việc LÀM THẾ NÀO? (Tôi đến đó bằng cách nào? Tôi sẽ ở đâu? Làm thế nào để mua đồ ăn ở đó?..)
Chúng ta sẽ trả lời những câu hỏi này ở giai đoạn sau. Thời điểm hiện tại, hãy chỉ tập trung vào việc tìm kiếm “Địa điểm” và những điều giúp bạn hoàn thành tốt nhất sứ mệnh đã tuyên bố – Lý do của chuyến đi.

Kết luận

Dự án dù lớn hay nhỏ, hãy thử lên kế hoạch. Bởi, tuy chỉ là Một kỳ nghỉ nhưng nó là khoản đầu tư quý giá về thời gian, năng lượng và số tiền dành dụm được. Vậy tại sao bạn không tận dụng tối đa nó bằng việc Lên kế hoạch, đúng không?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *