Bài viết hướng dẫn cách Xù quản lý thời gian trong ngày, sử dụng Phương pháp “Quả cà chua” Pomodoro. Phương pháp này giúp mình tập trung với công suất tối đa, sáng tạo hơn, giảm áp lực trong công việc. Từ đó, mình xử lý các nhiệm vụ dễ dàng và nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Cach-quan-ly-thoi-gian-pomodori (4)

Hiện tại, Xù đang sử dụng ứng dụng Focus To Do cho điện thoại và Tiện ích mở rộng cho máy tính.

Cach-quan-ly-thoi-gian-pomodori (1)
Lên danh sách công việc cần hoàn thành

Chia công việc vào ma trận quản lý thời gian

  • Công việc quan trọng, khẩn cấp: Giải quyết ngay
  • Công việc quan trọng, không khẩn cấp: Lên lịch để giải quyết
  • Công việc không quan trọng, khẩn cấp: Giao việc. Nếu công việc cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn, hãy giao việc cho người đó.
  • Công việc không quan trọng, không khẩn cấp: Tự đặt câu hỏi “Liệu có vấn đề gì nếu bạn không làm việc đó không?” Nếu không, bỏ qua, hoặc xử lý khi còn dư thời gian
Cach-quan-ly-thoi-gian-pomodori (5)
Ma trận Quản lý thời gian

Xù thường giải quyết những công việc quan trọng, khẩn cấp vào buổi sáng. Những việc mang tính dài hạn, quan trọng nhưng không khẩn cấp được làm vào buổi chiều.

B2: Dự tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ

Dự tính khoảng thời gian cần hoàn thành mỗi nhiệm vụ, đơn vị tính là P (Pomodoro). 1 Pomodoro = 25 phút. Chia nhỏ công việc lớn thành những đầu việc nhỏ. Một việc nhỏ tốn khoảng 1P để hoàn thành

Cach-quan-ly-thoi-gian-pomodori (2)
Dự tính khoảng thời gian cần để hoàn thành nhiệm vụ

B3: Chọn công việc đầu tiên và tập trung vào nó

Nguyên tắc: Bạn chỉ làm duy nhất 1 viêc vào 1 khoảng thời gian duy nhất. Tập trung giải quyết triệt để một việc trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Làm những việc cấp bách, quan trọng nhất trước.

Trong thời gian làm việc, loại bỏ những tác nhân gây phiền nhiễu. Chỉ để những thứ cần thiết để hoàn thành công việc trên bàn.

Nếu xử lý công việc trên giấy, mình sẽ chỉ để 1 cây bút và 1 cuốn sổ. Trong trường hợp làm việc với máy tính và bắt buộc phải sử dụng mạng Internet, Xù sẽ chỉ mở các tab phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ. Tắt thông báo mạng xã hội và các tab không cần thiết.

Tập trung giải quyết công việc cho đến hết Pomodoro (25 phút). Bạn cần hoàn thành xong nhiệm vụ trong khoảng thời gian đã quy định.

Cach-quan-ly-thoi-gian-pomodori (3)
Tập trung và hoàn thành công việc

B4. Nghỉ giải lao 5 phút

Sau khi Pomodoro kết thúc, bạn có thời gian nghỉ giải lao 5 phút. Trong khoảng thời gian nghỉ, bạn cần nghỉ ngơi thực sự.

Bạn có thể dùng 5p này để đi WC, tán gẫu với đồng nghiệp, đi uống nước, đi “chọc chửi”, nghe nhạc, nhắm mắt thư giãn, sắp xếp bàn làm việc… bất cứ thú vui gì giúp bạn cảm thấy thư giãn.

Tuyệt đối không sử dụng máy tính/ điện thoại, những thứ liên quan tới Internet trong thời gian nghỉ ngơi này. Tuy chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi

B5. Tiếp tục với pomodoro tiếp theo

Sau thời gian nghỉ ngơi, bạn quay lại công việc với Pomodoro tiếp theo. Cứ tiếp tục như vậy cho đến khi hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ.

Lưu ý: Sau khoảng 4P, hãy cho phép bản thân 1 khoảng thời gian nghỉ ngơi dài hơn, từ 15 – 20 phút để cơ thể nạp lại năng lượng

B6. Đánh giá và điều chỉnh

Cuối mỗi ngày, dành 1P để đánh giá lại toàn bộ nhiệm vụ trong ngày
Nhiệm vụ nào đã hoàn thành? Nhiệm vụ nào chưa hoàn thành? Lý do tại sao bạn không thể hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ?

Lý do bạn không hoàn thành có thể đến từ:

  1. Bạn dự tính sai khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Nhiệm vụ cần nhiều thời gian để hoàn thành hơn khoảng thời gian mà bạn ước lượng. Giải pháp: Tăng thời gian cho nhiệm vụ ở lần kế tiếp.
  2. Bạn quá cầu toàn và ưa sự hoàn hảo. Do đó, bạn cần rất nhiều thời gian để hoàn thành 1 nhiệm vụ nhỏ và không quá quan trọng. Giải pháp: Đơn giản hóa mọi thứ, hoàn thành không cần hoàn hảo
  3. Tham lam và ôm đồm. Thời gian thì có hạn mà việc bạn muốn làm lại quá nhiều. Giải pháp: Loại bớt những nhiệm vụ không quan trọng. Tập trung vào 20% nhiệm vụ đem lại 80% giá trị.

Từ những đánh giá, đưa ra điều chỉnh sao cho phù hợp.

Một số lưu ý cần nhớ

Giờ nào việc nấy. Chia các đầu việc lớn vào các Block thời gian, không để nhiệm vụ này chồng lên thời gian của nhiệm vụ kia. Hiện tại Xù có 4 Block chính trong ngày. Block “Đọc sách” (6-8h sáng), Làm việc (8-12h và 13h – 15h), Học kỹ năng công việc (15h – 17h), Kế hoạch cá nhân (19h – 22h).

Không tăng ca, làm thêm, đi đúng giờ về đúng giờ. Thời gian buổi tối là thời gian Xù dành cho Công việc cá nhân và nghỉ ngơi thư giãn. Do đó, mình không mang việc công ty về nhà. Xù phân biệt rạch ròi, thời gian cho nhiệm vụ cá nhân và công việc để không phải trong tình trạng lúc nào cũng phải làm việc. Nhờ vậy, Xù có thời gian để nghỉ ngơi, sạc pin và bắt đầu một ngày làm việc mới tràn đầy năng lượng.

Đảm bảo thời gian ngủ đủ, không tham công tiếc việc. Cũng giống như công việc trên công ty, ở nhà Xù cố gắng đi ngủ đúng giờ (thời gian ngủ mỗi tối từ 7-8 tiếng), đảm bảo chất lượng tinh thần của sáng hôm sau.

Chuẩn bị mọi thứ cho ngày mới từ tối hôm trước: Sổ sách, tư trang, quần áo, giày dép. Điều này giúp Xù tránh tình trạng vội vàng mỗi sáng, tiết kiệm thời gian đi tìm đồ đạc cá nhân, giúp Xù bắt đầu một ngày mới nhẹ nhàng hơn

Dậy sớm, đi làm sớm, bắt đầu một ngày tươi vui và tràn đầy năng lượng.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *